Un désastre en matière de communication malgré une informatique de pointe, pourquoi les outils de collaboration échouent souvent ?

Publié le : 19 août 20214 mins de lecture

Vous ne le savez pas non plus ? Vous vouliez organiser une réunion par vidéoconférence, mais le système que vous utilisez n’est pas pratique ou ne fonctionne pas ? Ou : Vous travaillez avec des collègues sur un projet, mais la communication se fait toujours par e-mail, car la plateforme de collaboration achetée spécialement ne répond pas à vos besoins ? Mais avec la bonne technologie, ne pourriez-vous pas vous passer souvent de voyages, de communication ping-pong ou de recherches d’informations fastidieuses (et souvent infructueuses) ?

Dans un environnement où de plus en plus d’étapes de travail sont réparties entre les chaînes de valeur ou les sites pour un objectif commun, la coopération revêt une grande importance.

Mais pourquoi les applications existantes telles que la vidéoconférence, les salles de projet virtuelles, etc., qui pourraient simplifier la collaboration au sein de l’entreprise, sont-elles utilisées trop peu ou avec trop d’hésitation ?

Cela voudrait soumettre à la discussion deux thèses qui, en sont les principales causes :

Les employés veulent être impliqués

Les technologies de l’information pénètrent de plus en plus dans la vie quotidienne. La plupart des employés ont des smartphones ou des tablettes à la maison. Ils utilisent les applications qui y sont disponibles, telles que Facebook, Dropbox ou Skype, pour accomplir des tâches ou se constituer un réseau. Ces services intuitifs et faciles à utiliser suscitent également des attentes accrues en matière d’informatique d’entreprise. Ces applications sont également soumises à de nouveaux types de paradigmes d’utilisation (contenu généré par les utilisateurs, effets de réseau). Contrairement à ce qui s’est passé dans le passé, l’informatique d’entreprise ne fixe plus les normes, mais est obligée de suivre des normes qui sont de plus en plus définies dans la sphère privée. Cela a des conséquences sur l’acceptation et l’utilisation des applications d’entreprise : Les départements informatiques doivent faire davantage d’efforts pour impliquer systématiquement les employés dans la conception de leurs services informatiques. Cela s’applique tant à la conception des services informatiques qu’à l’évaluation de la gestion informatique en tant que fournisseur de services internes. Les départements informatiques doivent donc subir une transformation fondamentale, mais beaucoup n’ont pas encore abordé activement ce changement.

Une technologie de pointe, mais malheureusement une culture d’entreprise complètement absente.

Lors de l’introduction et de la conception de nouveaux services informatiques, les aspects techniques sont souvent prioritaires :

La plate-forme choisie s’inscrit-elle dans la stratégie de l’entreprise ? Quelles sont les interfaces et les possibilités d’intégration avec d’autres applications ? Toutefois, les applications d’aide à la collaboration et à la communication, en particulier, dépendent également dans une large mesure de l’acceptation et de l’utilisation par les utilisateurs. L’utilisation et l’acceptation sont influencées non seulement par des facteurs techniques, mais aussi par des facteurs organisationnels. Quelle est la culture d’entreprise qui prévaut dans l’entreprise ? Existe-t-il un cadre ouvert qui favorise les échanges entre les employés ? Ou bien la distribution de l’information est-elle strictement organisée de manière hiérarchique ? Qu’en est-il des compétences médiatiques des collègues, au-delà des natifs du numérique, qui sont en fin de compte censés utiliser les applications ? De nombreuses entreprises ne sont pas conscientes qu’une utilisation durable des services collaboratifs nécessite un examen actif des conditions organisationnelles et culturelles, ainsi que de la manière dont les employés souhaitent travailler ensemble entre départements et projets à l’avenir.

Quelles expériences avez-vous faites lors de l’introduction de nouvelles applications informatiques dans votre entreprise ? Discutez avec vous de ces aspects et d’autres aspects de la collaboration lors de notre événement sur le thème  » Collaboration Performance  » le 22 janvier 2015 au Fraunhofer Institute Center de Stuttgart. Klaus Hüftle, vice-président de Next Generation Workplace chez Bosch, leader de la stratégie des solutions de collaboration, et d’autres présenteront des expériences et des approches de solutions issues de la pratique des entreprises.

 

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