Les destructeurs de papier sont très populaires de nos jours en raison de l'augmentation des vols d'identité et de l'apparition de lois fédérales sur la protection de la vie privée telles que la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA). Ne pas utiliser de déchiqueteuse peut entraîner une ruine financière, une image ternie, voire des problèmes juridiques si votre entreprise ne respecte pas certaines lois. Choisir la bonne déchiqueteuse est essentiel, mais il y a certaines choses que vous devez savoir sur ce type d'appareil avant d'en acheter une. Voici tout ce que vous devez savoir.
Coupe en bandes ou coupe croisée ? Il existe deux types de destructeurs de papier :
- la coupe en bandes
- la coupe croissée.
Voici ce qui les distingue.
Les destructeurs à coupe en bandes sont très courants et vous en trouverez un peu partout : à la maison, à l'école, etc. Ils sont si populaires que vous pouvez les acheter chez de nombreux détaillants et il n'est pas difficile d'en trouver un. Une machine à découper les bandes transforme le papier en dizaines de bandes qui ressemblent à des spaghettis. Il est donc possible que vos documents puissent être réassemblés s'ils tombent entre de mauvaises mains. Ces appareils conviennent bien pour déchiqueter le courrier indésirable et autres, mais ils sont à éviter si vous avez vraiment besoin de préserver la confidentialité de vos informations.
Cela nous amène aux destructeurs à coupe croisée. Ces machines offrent des niveaux de sécurité plus élevés que leurs homologues à coupe en bandes, car elles transforment le papier en d'innombrables morceaux. Il est pratiquement impossible pour quiconque de réassembler un document qui est passé dans l'une de ces machines. Elles sont donc parfaites pour les relevés bancaires, les anciennes déclarations d'impôts, les documents commerciaux, les dossiers médicaux, les papiers contenant des informations personnelles et d'autres éléments qui doivent rester confidentiels.
Niveau de sécurité.
Comme vous l'avez appris en lisant la section ci-dessus, la sécurité est un élément important à prendre en compte lors du choix de votre destructeur de documents. Il existe six niveaux de sécurité pour les destructeurs. Ils sont les suivants :
Niveau 1.
Il s'agit du niveau de sécurité le plus bas. Une machine de niveau 1 produit des bandes ou des particules d'une largeur de 0.95 cm. Les appareils dotés de ce niveau de sécurité conviennent bien à la destruction du courrier indésirable et des documents qui ne contiennent pas beaucoup d'informations sensibles.
Niveau 2 et 3.
Les déchets produits par un appareil de niveau 2 ou 3 ont généralement une largeur de 4 mm ou 5.8 mm, et non de 0.95 cm. Les appareils de ce niveau de sécurité conviennent aux documents un peu plus sensibles, tels que les documents contenant des dates de naissance et des numéros de sécurité sociale.
Niveau 4.
Une déchiqueteuse de niveau 4 est un excellent choix si vous avez besoin d'une déchiqueteuse de haute sécurité pour détruire des documents financiers, etc. Les fragments produits par un dispositif de coupe croisée mesurent généralement 0.15cm x 1.6 cm, ils sont donc assez petits.
Niveaux 5 et 6.
Si vous voulez le nec plus ultra en matière de protection des documents, choisissez un appareil de niveau 5 ou 6. Ces appareils offrent la plus grande sécurité en matière de documents et nombre d'entre eux sont conformes aux lois fédérales sur la protection de la vie privée telles que l'HIPPA et le Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACTA). Certains appareils ont même reçu l'approbation de la National Security Agency/Central Security Service et peuvent donc être utilisés par les militaires et les fonctionnaires pour le déchiquetage de documents top secrets.
Capacité.
Une fois que vous avez décidé si votre appareil sera à coupe croisée ou à bande et quel est le niveau de sécurité dont vous avez besoin, vous devez penser à la capacité de déchiquetage de votre machine. Il s'agit du nombre de feuilles que la machine peut déchiqueter à chaque passage. Il existe des destructeurs de toutes tailles, depuis les appareils personnels jusqu'aux appareils lourds destinés à un usage départemental. Voici un aperçu de ce qui est disponible :
Destructeurs personnels et de bureau.
Ce sont les plus petits destructeurs du marché et ils sont parfaits pour une utilisation à domicile. Ils peuvent également être utilisés au travail par une ou deux personnes. Ces machines peuvent généralement déchiqueter jusqu'à 10 feuilles à la fois.
Destructeurs de bureau.
Les destructeurs de bureau sont parfaits pour les espaces de travail partagés, en particulier dans les petits bureaux. Ce type de destructeur peut généralement déchiqueter jusqu'à 20 à 30 feuilles en un seul passage.
Destructeurs de documents lourds et départementaux.
Ce sont les gros calibres du monde de la destruction de documents. Les machines départementales sont adaptées à une utilisation continue sur des lieux de travail très fréquentés, tels que les banques, les bureaux professionnels, etc. Ces destructeurs peuvent souvent déchiqueter plus de 40 feuilles à la fois, ce qui les rend parfaits pour une utilisation intensive. De plus, ils sont généralement dotés d'un niveau de sécurité élevé, ce qui les rend idéaux pour l'élimination de documents contenant des informations sensibles.
Les destructeurs industriels.
Enfin, il existe des destructeurs industriels qui peuvent traiter plus de 100 feuilles à la fois. Ces machines sont probablement trop encombrantes pour la plupart des bureaux actuels, mais elles conviennent parfaitement aux salles de courrier et aux imprimeries. Certains appareils industriels peuvent même mettre vos déchets en balles, ce qui peut être pratique.
Déchiquetage de multimédia et de carton. Il existe un grand nombre de déchiqueteuses capables de détruire les documents non papier. Par exemple, un grand nombre de destructeurs personnels et de bureau peuvent détruire les agrafes ou les trombones que vous laissez dans vos documents. Il en existe même qui peuvent prendre les cartes de crédit et de débit, ce qui vous donnera une sécurité bien plus grande que si vous coupiez les cartes avec des ciseaux et que vous jetiez ensuite les restes. Il existe même une catégorie de machines connues sous le nom de déchiqueteuses multimédia qui peuvent détruire les CD, les DVD, les disquettes, etc. Si vous souhaitez disposer d'une déchiqueteuse capable de détruire une grande variété d'objets, faites des recherches sur l'appareil avant de l'acheter afin d'être sûr d'obtenir une machine dotée des capacités dont vous avez besoin. Enfin, si votre lieu de travail traite beaucoup de carton, vous savez probablement que le stockage et l'élimination de ce type de matériau sont gênants et coûteux. Cependant, vous pouvez investir dans un broyeur de carton pour faciliter l'élimination. Vous pouvez même utiliser les déchets comme matériau d'emballage, ce qui vous permettra d'économiser de l'argent tout en préservant l'environnement.
Fonctions de sécurité.
Il n'y a aucun doute : les destructeurs de papier peuvent être extrêmement dangereux. Vous voudrez donc choisir une machine dont l'utilisation est sûre. Voici quelques-unes des caractéristiques de sécurité que vous pourriez rencontrer lors de vos achats :
Verrouillage de sécurité.
Il empêche toute utilisation non autorisée de la machine. Il est idéal pour les machines personnelles utilisées dans les maisons où des enfants ou des animaux domestiques peuvent être présents.
Capteur de sécurité.
Un capteur de sécurité est capable de détecter si des objets inappropriés ont besoin de l'ouverture d'alimentation de l'appareil (c'est-à-dire des mains, des queues, etc.). Lorsque cela se produit, le capteur arrête la machine pour éviter toute blessure.
Veillez à choisir une déchiqueteuse dotée des caractéristiques de sécurité qui vous mettent le plus à l'aise.
Considérations diverses.
Il y a quelques autres éléments à prendre en compte lors de l'achat de vos broyeurs. Les voici :
Moteurs à service continu.
Si vous devez partager votre destructeur avec plusieurs de vos collègues, vous devriez envisager d'acheter une machine équipée d'un moteur à usage continu. Il pourra fonctionner sans interruption afin que vous puissiez déchiqueter autant que possible. Certaines déchiqueteuses doivent refroidir après une certaine période d'utilisation, ce qui peut être très gênant. En fait, plus vous déchiquetez, plus vous avez besoin d'un appareil à fonctionnement continu, alors gardez cela à l'esprit. En outre, choisir un appareil qui démarre automatiquement peut être pratique et vous faire gagner du temps.
Le niveau sonore.
Les destructeurs de papier peuvent être bruyants. Si vous devez utiliser le vôtre dans un environnement de travail partagé, il est toujours préférable de choisir un appareil silencieux. Vérifiez l'indice de décibels de la machine pour déterminer son niveau sonore.
Graisseurs automatiques.
L'une des meilleures façons de garder votre broyeur en forme est de le huiler régulièrement. La fréquence d'huilage de l'appareil dépend de la fréquence à laquelle vous l'utilisez. Ainsi, si vous avez un appareil de bureau, vous n'aurez besoin de le huiler qu'occasionnellement et vous pouvez le faire manuellement. Si vous utilisez régulièrement un appareil plus grand, vous pouvez utiliser un graisseur automatique. Cela vous permettra de rayer une chose de plus de votre liste de "choses à faire".
Roulettes.
Les roulettes facilitent le déplacement de votre destructeur et sont particulièrement utiles si votre machine est grande et lourde. Toutes les déchiqueteuses n'en sont pas équipées, alors gardez l'œil ouvert si vous pensez qu'elles vous faciliteront l'utilisation de la machine.
Garantie.
Bien entendu, la garantie est un élément important à prendre en compte. Les garanties des déchiqueteuses durent généralement au moins un an, même pour les appareils personnels les moins chers. Si la garantie de l'appareil ne dure pas au moins un an, continuez vos achats car une garantie plus longue signifie généralement que l'appareil est de meilleure qualité.
Fabricants.
Avec un si grand nombre de destructeurs de papier sur le marché, on peut dire qu'il existe de nombreuses marques parmi lesquelles choisir. Il est essentiel de savoir quelles marques choisir, car vous souhaitez obtenir une machine de haute qualité assortie d'une excellente garantie. Voici quelques marques à privilégier : Dahle, IDEAL, Fellowes, Intimus et HSM.
Tant que vous gardez à l'esprit les autres éléments énumérés dans cet article (type de destructeur, niveau de sécurité, etc.) et que vous choisissez un appareil de l'une des sociétés susmentionnées, vous ne pouvez pas vous tromper. Quoi qu'il en soit, ne dépensez pas votre argent pour un produit d'une entreprise sans nom. Il y a de fortes chances que vous deviez le remplacer tôt ou tard.
Il y a beaucoup de choses à garder à l'esprit lors du choix de votre destructeur de documents, d'autant plus qu'il s'agit d'un achat important. La bonne déchiqueteuse peut protéger votre identité, vous permettre de respecter les lois fédérales sur la confidentialité et préserver votre image professionnelle. Choisissez dès aujourd'hui la déchiqueteuse qui vous convient le mieux pour que vos informations privées ne soient pas divulguées.